Liebe Eltern, liebe Sorgeberechtigte,
wir freuen uns sehr, dass Sie Ihr Kind für das diesjährige Zeltlager anmelden möchten. Das Leitungsteam legt großen Wert auf den Schutz der personenbezogenen Daten Ihres Kindes. Daher informieren wir Sie im Folgenden gemäß § 15 KDG (Kirchliches Datenschutzgesetz) über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Informationen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Kath. Kirchengemeinde St. Walburga
Hauptstr. 7, 32457 Porta Westfalica
Pfarrbüro: 0571 70286
Leitungsteam: zeltlager@prww.de
2. Welche Daten erheben wir und woher beziehen wir diese?
Wir erheben: Nachname, Vorname, Anschrift, Geburtstag, Alter, Geschlecht, Ernährungsform, Schwimmfähigkeit, Krankenversicherung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Allergien, Krankheiten, Medikamente und Impfstatus.
(Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es sich nach § 4 Abs. 1 KDG bei den medizinischen Daten um „besonders schützenswerte personenbezogene Daten“ handelt.)
Die Daten stammen von den von Ihnen zu diesem Zweck eingereichten Dokumenten.
3. Wofür verarbeiten wir diese Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die Daten werden zur Vorbereitung und Durchführung des Zeltlagers verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung der mit der Anmeldung entstehenden vertraglichen Pflichten (§ 6 Abs. 1 lit. c KDG) sowie die Wahrung der berechtigten Interessen am Zeltlager (§ 6 Abs. 1 lit. g KDG).
4. Wer bekommt die Daten?
Die Leiter:innen und der Pfarrsekretär erhalten lediglich die für sie relevanten Daten zur Durchführung des Zeltlagers. In Notfällen werden die Daten Ärzt:innen oder Krankenhäusern zur Verfügung gestellt. Ebenfalls behalten wir uns vor, den vollständigen Namen sowie Anschrift und Geburtstag Ihres Kindes zur Beantragung von Fördergeldern an offizielle Stellen weiterzuleiten.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des jeweiligen Zweckes aufbewahrt. Nach Wegfall des Zweckes werden die Daten archiviert und nach dem Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist vernichtet. Das bedeutet, dass medizinische Daten nur für die Dauer des Zeltlagers, die Teilnahmelisten (gemäß Mindestaufbewahrungsfrist) 10 Jahre und E-Mail-Adressen zur Benachrichtigung im Folgejahr (berechtigte Interessen) ein Jahr gespeichert werden.
6. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Ihnen stehen nach § 17 bis 24 KDG die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerruf, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu.
Darüber hinaus haben Sie jeder Zeit das Beschwerderecht bei der zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsichtsbehörde.